棚卸はただの在庫確認ではない！棚卸のポイントを学ぼう

こんにちは。中央株式会社の魅力をお伝えする、ライターの山崎です。

商品を扱う企業で必ず行われている在庫管理。
その中で「棚卸」が重要な役割を担っているのをご存じでしょうか？
今回は、棚卸について基本的なことをご紹介していきます。

棚卸とは？

棚卸とは、その企業の期末に行われるもので、店舗や倉庫にある商品や材料などの在庫数を確認する作業です。
帳簿や会計システム上の理論上の在庫数との差異がないか確認し、差異があれば原因を調べます。
日常的に在庫数はある程度管理されますが、棚卸では決められた期日に保有している在庫の全てを正確に確認します。
多大な時間や労力が必要となる業務です。

何のために棚卸をするの？

多くの人手と時間をかけてまで、棚卸を行うのはなぜなのでしょうか。

それには大きく2つの理由があります。

①在庫状況を正しく知る

企業が棚卸を実施する一番の目的は、「在庫状況を正しく把握すること」。
在庫を多く抱えていれば（過剰在庫）、管理費用や保管スペースが圧迫され、さらに保管期間が長期化するほど品質は劣化して、不良在庫となる恐れもあります。
反対に、少なすぎる在庫（過少在庫）は、販売機会を逃す恐れがあります。
在庫は多すぎても少なすぎても利益の損失になり、経営のリスクにつながります。
棚卸をすることで在庫状況を正しく把握し適正な在庫量を知ることができるのです。

②正確な利益を計算する

企業は財務経理の管理において、取引上の成果を正確に計算する必要があります。
そのためには売上高に対する売上原価を計算しなければなりません。
決算書に記載される売上総利益は在庫状況によって変動するため、正確な利益計算を行うには棚卸が不可欠。
棚卸は企業経営上とても重要なものなのです！

棚卸の手順

今回はアパレル関連企業でよく行われる実地棚卸（帳簿上ではなく実際に商品数を数える棚卸）の手順について見ていきましょう。

①計画書の作成

棚卸は、多大な時間と労力が必要な作業。
関わるスタッフも多くなりがちです。
入力ミス等による時間のロスを防止するため、計画書を作成してルールや流れを事前に関係者に周知徹底しておくことが必要になります。
●棚卸責任者
●棚卸日（期間）●開始、終了時間
●棚卸の範囲、対象の商品
●棚卸参加メンバー数（属性・社員、アルバイトなど）
などをまとめておきましょう。

②棚卸表の作成

棚卸表とは、在庫量や金額などを記入する一覧表のこと。
在庫管理の最適化や受発注の効率化、正確な決算処理のために必要になります。

③在庫の入出庫を止める

商品の入出庫を行うと、在庫数が変動してしまいます。
そのため、棚卸を実施する際には入出庫を停止し、集中して作業できるよう環境を整えます。
閉店後や休業日に意図的に在庫の入出庫が止められる日時に棚卸を行えば、不安なく作業できます。

④在庫を数えて棚卸表へ入力する

入出庫を停止したら、実際に在庫の現物をカウント。
棚卸専用の機器がない場合は目視で数えていきます。
その結果を項目に沿って棚卸表に入力します。

⑤棚卸在庫と帳簿在庫を照合する

最後は帳簿に記された理論在庫と、実際に保管されている実在庫を照らし合わせていきます。
数量や金額が合わない場合は在庫の再確認し、修正を行います。

棚卸で押さえるべきポイントとは？

棚卸の課題としてよく挙がるのが、数え間違えなどの人為的なミス。
そこで、ヒューマンエラーを防ぐために押さえておきたいポイントをご紹介します。

①実務に支障が出ない計画を立てる

棚卸は、通常業務の合間に日程を設けて集中的に行うことが多いです。
通常業務に関わっている人員が行うため、実務に支障が出ない余裕のある計画を立てる必要があります。

②棚卸のルールを明確に定める

正確な棚卸を行うために事前にルールの策定を行い、在庫の数え方や記録方法を統一しておきましょう。
ルールに曖昧な点があると、伝達・入力ミスや、自己基準で在庫数をカウントしてしまうなどのヒューマンエラーが発生します。
結果、棚卸作業がやり直しになるなど、時間とコストを浪費してしまう恐れがあります。
そうならないよう、棚卸ルールをまとめた業務マニュアルを作成するなどの対策をしましょう。

③数え間違いや入力ミスを減らす仕組みを作っておく

棚卸は実際の在庫数を人の目と手で数えて実際の決算に反映させる作業です。
ヒューマンエラーを完全に防ぐことは難しいかもしれませんが、対策は必要です。
バーコードやＱＲコードを利用したシステムなど、企業に合った在庫管理システムの利用を検討すると良いでしょう。

棚卸をアウトソーシングする方法も検討しよう

このように、膨大な人手と時間が必要な棚卸。
しかし、スタッフの数が圧倒的に足りないこともあるのではないでしょうか。
その場合は、アウトソーシングを検討してみてください！
日常的に保管や在庫管理をアウトソーシングしている場合、棚卸業務も一緒にお願いできることがあります。
実際の作業をアウトソーシングできれば、その期間も通常業務を続けられ、社員の負担軽減にもつながります。

まとめ

棚卸は企業にとって経営に関わる大切なものである一方、その作業には負担が伴います。
物流アウトソーシングを手掛ける中央株式会社では、中央株式会社の倉庫を利用している方を対象とした棚卸業務を代行できるそうです。事前の打ち合わせをしっかり行い、柔軟な対応が可能とのこと。
いつでもご相談や倉庫見学を受け付けていますので、ぜひ問い合わせてみてください！

中央株式会社については
https://www.chuoh-logistics.com/